سكرتيرة تنفيذية - مجموعة الاعمال الوطنية العقارية

سكرتيرة تنفيذية - مجموعة الاعمال الوطنية العقارية

إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى

إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى

المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب

إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم

تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى

تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا

حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل

تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة

كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها

التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع

مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى

إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها

التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا

التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا

توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل

تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية

السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

Job Details

Posted Date:	2023-07-30
Job Location:	Riyadh, Saudi Arabia
Job Role:	Secretarial
Company Industry:	Construction & Building

Preferred Candidate

Career Level:	Management
Gender:	Female
Nationality:	Saudi Arabia
Degree:	Bachelor's degree

Notice : Incomplete resume will not be considered https://www.bayt.com/afftrack?lang=en&sec_id=12&aff_id=1458967&w=rf&job_id=4700707 #jobs #job #jobsearch #careeradvice #jobsearching #career #interviews #network #resume #business #worklife #work #interviewquestions #jobinterview #entrepreneurlife #entrepreneurship #recruiting #resume #careeradvice #hiring #JobHunting #jobseeker #jobseekers #jobfair #jobinterview #jobsite #JobOpportunity #jobb #jobopening #jobless #jobvacancy #JobOffer #jobtips #jobshiring #jobsearching #jobstopper #jobposting #joboftheday #Algeria #Australia #Bahrain #Oman #Pakistan #Bahrain #Palestine #Canada #Philippines #Egypt #Qatar #SaudiArabia #Iraq #Syria #Ireland #Tunisia #Jordan #UnitedArabEmirates #Kuwait #UnitedKingdom #Lebanon #UnitedStates #Libya #Yemen #jobwelldone #JobOpportunities #jobadvice #وظائف #حديثي_التخرج #محاسب #مهندس #محامى #india #uae #ksa #dubai #فرص_وظيفية #وظائف_شاغرة